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CHP 1 : La structure de l'entreprise
I) La structure et sa représentation
Si la représentation traditionnelle de la structure est souvent l’organigramme, cet outil ne donne qu’une image imparfaite de la réalité.
La structure apparaît comme le reflet à la fois de l’organisation technique et humaine de l’entreprise, et des processus de décision employés par les dirigeants.
1) La notion de structure
La structure se définit comme une combinaison d’éléments et de mécanismes qui visent à répartir, coordonner et contrôler les activités de l’entreprise afin d’atteindre avec efficacité et efficience les objectifs stratégiques.
L’action sur la structure est de la compétence du manager. Elle permet de développer ou de modifier la structure. C’est le travail de la structure organisationnelle.
2) L’organigramme
L’organigramme est une représentation schématique de la structure, de ses membres et de leurs fonctions. Il met en évidence les liens hiérarchiques et fonctionnels qui les relient.
Un lien fonctionnel indique un rapport lié à l’exécution de certaines tâches qui met deux membres de l’entreprise en relation.
Toutes les entreprises ne réalisent pas d’organigramme. Tout d’abord, cette représentation est restrictive. Elle privilégie les relations hiérarchiques et ne reflète pas l’image des rapports informels qui lient les salariés. Ensuite, l’organigramme donne une représentation figée qui n’est exacte qu’au moment de son élaboration. Enfin, l’organigramme peut générer des conflits entre les personnes en montrant une image qui n’est pas celle perçue ou vécue par les salariés.
II) Les caractéristiques d’une structure
On peut mettre en évidence 3 éléments pour caractériser une structure :
- La division du travail.
- Les degrés de centralisation.
- Les mécanismes de coordination.
1) La division du travail
A partir du moment où, dans une entreprise, les tâches se répètent et nécessitent plusieurs personnes, la division du travail devient nécessaire.
Les premières références à la division du travail chez Adam Smith avec l’exemple de la fabrique d’épingles. L’organisation scientifique du travail résulte de cette logique en séparant le travail de conception et d’exécution et en parcellisant les tâches.
On distingue :
- La division verticale qui détermine le nombre de lignes hiérarchiques. C’est la hauteur de l’organigramme. Plus le nombre de niveau hiérarchique est élevé, plus l’organigramme est pointu. Inversement un nombre réduit de niveaux hiérarchiques, aplatit l’organigramme.
- La division horizontale qui détermine le nombre de fonctions ou de services. C’est la largeur de l’organigramme. La spécialisation peut se faire selon différents critères :
- Par fonction (approvisionnement, fabrication, marketing, …)
- Par produit
- Par zone géographique
- Par projet.
2) Les degrés de centralisation
Quand l’entreprise grandit, quand l’environnement, quand l’environnement devient plus imprévisible, quand les techniques de production se complexifient, il devient impossible pour l’équipe dirigeante d’exercer son pouvoir sur l’ensemble des niveaux hiérarchiques.
La décentralisation est un processus par lequel le pouvoir, détenu par le sommet hiérarchique, est réparti en différentes unités. Chaque unité fonctionne alors comme un centre de profit autonome.
Dans sa forme la plus classique, la décentralisation est verticale, c’est-à-dire que le pouvoir descend le long de la ligne hiérarchique.
a) Les conditions de succès de la décentralisation
Pour que la décentralisation soit un succès, il faut tout d’abord que la culture nationale soit favorable à cette organisation.
Ensuite, la décentralisation doit être voulue. Elle doit être expliquée et préparée avec l’ensemble des salariés. Elle nécessite donc un haut niveau de qualification, en particulier des cadres qui vont piloter la décentralisation.
Enfin, le succès de la décentralisation exige la mise en place de procédures de contrôle qui soient vérifiées et respectées. Cette centralisation du contrôle est indispensable pour préserver l’unité de l’entreprise et conserver une communication homogène.
b) Les avantages de la décentralisation
La décentralisation permet de :
- De prendre des décisions plus pertinentes car elles sont prises par des personnes disposant d’informations précises.
- Aux entreprises d’être plus réactive car le circuit de prise de décision est raccourci.
- Aux salariés d’être plus motivés, car ils se trouvent plus impliqués dans les décisions.
3) La coordination des activités
La spécialisation du travail rend nécessaire la coordination des acteurs de l’entreprise. La coordination des activités doit permettre aux différentes composantes de l’entreprise d’agir en cohérence.
Mintzberg décrit les 5 principaux mécanismes de coordination :
- L’ajustement mutuel est la forme la plus simple et la plus rapide de coordination. Elle permet à des salariés de se consulter directement sans passer par un supérieur hiérarchique. Cette forme de coordination fonctionne si les parties ont la volonté de collaborer. Elle est dominante dans les entreprises naissantes et de petite taille. A l’opposé, l’ajustement fait son retour quand il y a un excès de standardisation du travail. L’ajustement mutuel vient alors fluidifier les relations.
- La supervision directe intervient dans une structure hiérarchisée. Un supérieur va donner des ordres à son ou des subordonnés, et contrôler la réalisation des tâches. Dans cette de coordination, l’information est essentiellement descendante. Si, elle est rassurante pour les subordonnés qui reçoivent leurs consignes d’un unique supérieur, elle présente l’inconvénient d’alourdir le processus de décision. La supervision directe convient à des entreprises à structure mécanistes.
Quand la structure continue de grandir, il faut rationaliser l’organisation du travail ce qui conduit à standardiser le travail. - La standardisation des résultats qui consiste à définir précisément les performances à atteindre ou les caractéristiques du produit à réaliser. La définition des résultats est du ressort des responsables fonctionnels ou de la technostructure. Cette forme de coordination est motivante pour les salariés qui sont mobilisés pour atteindre leurs objectifs.
- La standardisation des procédés qui consiste à définir avec précision les tâches à réaliser ainsi que leur succession. C’est le rôle de la technostructure qui élabore les procédés, et les opérationnels qui exécutent le travail conformément aux procédures. Cette forme de coordination permet de formaliser le travail.
- La standardisation des qualifications qui consiste à s’appuyer sur le savoir-faire et les compétences acquises grâce à des formations (exemple : chirurgiens dans un hôpital, avocat ou expert-comptable).
III) Les structures types
Si chaque entreprise a sa propre façon d’organiser ses activités, on peut mettre en évidence des structures récurrentes.
1) La structure simple
Dans cette structure simple ou entrepreneuriale, les relations sont très personnalisées. Elle correspond à des entreprises de petite taille dans lesquelles, le dirigeant va s’entourer d’une équipe de salariés motivés et réactifs. Dans cette structure, le salarié n’a qu’un seul supérieur.
Cette structure s’avère vite insuffisante quand la taille de l’entreprise grandit car le dirigeant ne peut centraliser tous les pouvoirs.
2) La structure fonctionnelle
Cette structure permet une spécialisation de l’entreprise par fonction et correspond à des entreprises développant une seule activité. Cependant, chaque responsable de fonction a la tentation de vouloir défendre excessivement ses attributions au détriment de l’intérêt global de l’entreprise. Il peut en résulter des tensions entre les responsables fonctionnels.
3) La structure divisionnelle
Quand l’entreprise développe plusieurs activités (stratégie de diversification) ou s’étend géographiquement (stratégie d’internationalisation), elle a tout intérêt à mettre en place une structure divisionnelle. Cette structure répond également aux limites de la structure fonctionnelle.
Les critères de définition des divisions sont donc l’activité (exemple : division énergie, division santé, division transport chez Siemens) ou la répartition géographique (division Europe, division Asie…).
Le dirigeant peut également constituer autour de lui, une équipe de responsables fonctionnels ayant en charge la coordination et le contrôle des activités des divisions.
Cette structure présente cependant l’inconvénient de multiplier les fonctions et de créer des doublons dans les postes. La masse salariale engendrée par cette structure est importante. Par ailleurs, chaque division fonctionnant de façon autonome, des risques d’éclatements peuvent être à craindre.
4) La structure matricielle
Cette structure permet de découper l’activité selon deux, voire trois critères (fonctions géographique, activités). Elle convient particulièrement aux entreprises multiactivités.
Elle donne à l’entreprise une souplesse de fonctionnement. En effet, si l’entreprise désire s’implanter sur un nouveau marché, elle va pouvoir faire évoluer sa structure sans remettre en cause l’architecture d’ensemble.
En revanche, la structure matricielle fait dépendre un salarié d’au moins deux supérieurs. Elle crée des risques de doubles consignes, qui peuvent parfois être contradictoires.
5) Evolution de la structure
Quand l’entreprise se crée, le dirigeant conduit seul une équipe réduite de salariés. La structure se résume à un sommet stratégique (le dirigeant) et un centre opérationnel en liaison directe. Avec la croissance de l’activité, une ligne hiérarchique apparaît.
Par la suite, le dirigeant a besoin de se faire assister de spécialistes qui vont l’aider à mettre en œuvre l’activité et à contrôler sa réalisation : c’est le rôle de la technostructure.
Enfin, les membres de l’entreprise ont besoin de services qui vont fluidifier son fonctionnement. C’est la fonction du support logique.